Rejestr korespondencji, czyli dziennik korespondencyjny, służy do ewidencji wszystkich pism przychodzących i wychodzących w firmie. Efektywne prowadzenie go w formie cyfrowej automatyzuje nadawanie numerów, monitoruje terminy odpowiedzi i tworzy przeszukiwalne archiwum dokumentów dostępne z każdego miejsca.
Każdego dnia do firmy spływają dziesiątki dokumentów: faktury od dostawców, pisma urzędowe, zapytania od klientów, umowy. Równie dużo pism jest wysyłanych. Tradycyjny, papierowy dziennik korespondencyjny lub nawet arkusz w Excelu szybko stają się wąskim gardłem.
Ręczne wpisywanie danych jest czasochłonne i podatne na błędy. Dokumenty fizycznie krążą po biurze, a ich status jest trudny do ustalenia. Kto jest odpowiedzialny za odpowiedź? Czy termin nie został przekroczony? Znalezienie konkretnego pisma sprzed kilku miesięcy zamienia się w kilkugodzinne poszukiwania w segregatorach. Taki stan rzeczy generuje nie tylko frustrację, ale realne ryzyko biznesowe – od kar za brak odpowiedzi na pismo urzędowe po utratę zaufania klienta.
Cyfrowa transformacja sekretariatu zaczyna się od zastąpienia chaosu uporządkowanym i zautomatyzowanym procesem. Dedykowane aplikacje, takie jak Książka Korespondencji online, zamiast wymagać ręcznej ewidencji, oddają w ręce użytkownika narzędzie, które pilnuje porządku za niego.
Zobaczmy, jak taki proces wygląda w praktyce:
Zamiast ręcznie wpisywać dane, wystarczy kilka kliknięć, by dodać nowe pismo do systemu. Dobra aplikacja automatycznie nada kolejny numer z dziennika, a Ty jedynie uzupełnisz kluczowe informacje: datę wpływu, dane nadawcy (często pobierane z wbudowanej bazy kontrahentów) oraz sygnaturę pisma. To eliminuje ryzyko pomyłki i zwalnia czas na inne zadania.
Papierowy dokument można zeskanować i dodać jako załącznik. Nowoczesne systemy idą o krok dalej, oferując funkcję OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Dzięki niej treść dokumentu staje się w pełni przeszukiwalna. Wyobraź sobie, że znalezienie pisma po dowolnym słowie kluczowym zajmuje sekundy, a nie godziny. W ten sposób tworzy się bezpieczne, cyfrowe archiwum dostępne 24/7.
Zarejestrowane pismo należy przekazać dalej. W systemie online odbywa się to poprzez dekretację, czyli cyfrowe przypisanie dokumentu do konkretnej osoby lub działu. Możliwość ustawienia terminu na odpowiedź sprawia, że system sam wyśle przypomnienie. Na pulpicie widać status każdego dokumentu – wiadomo, kto i na jakim etapie pracuje nad daną sprawą.
Gdy odpowiedź jest gotowa, rejestruje się ją jako pismo wychodzące, łącząc ze sprawą. System sam generuje wpis do książki nadawczej. Jeśli dokumentacja jest wysyłana pocztą, niektóre narzędzia pozwalają wydrukować estetyczne etykiety adresowe lub całe koperty bezpośrednio z aplikacji, co jest możliwe np. dzięki integracji z bsxPrinter.
W każdej chwili można wygenerować raport – zestawienie pism z danego okresu, dokumenty oczekujące na odpowiedź czy historię korespondencji z konkretnym kontrahentem. Daje to pełny obraz obiegu dokumentów w firmie, co pozwala podejmować lepsze decyzje i optymalizować procesy.
Sekretariat w firmie "Alfa" codziennie obsługiwał dziesiątki faktur, zamówień i pism urzędowych. Ewidencja w Excelu była nieefektywna – zdarzały się opóźnienia w płatnościach, bo faktura utknęła na czyimś biurku.
Po wdrożeniu systemu online do zarządzania korespondencją proces wygląda zupełnie inaczej. Pracownik sekretariatu skanuje przychodzące dokumenty, a te są natychmiast dekretowane do odpowiednich działów. Kierownicy widzą na swoich kontach zadania do wykonania i terminy. Prezes ma wgląd w raporty i pewność, że żadna ważna sprawa nie zostanie pominięta.
Wdrożenie dedykowanego systemu do ewidencji korespondencji sprawia, że sekretariat przestaje być archiwum, a staje się sprawnym centrum zarządzania informacją w firmie.
Jeśli opisane problemy brzmią znajomo, warto rozważyć przetestowanie takiego rozwiązania. Zamiast wierzyć na słowo, można samodzielnie przekonać się o korzyściach. Nowoczesne aplikacje, takie jak Książka Korespondencji, często oferują możliwość bezpłatnego przetestowania wszystkich funkcji. Wybrany plan można sprawdzać przez 30 dni bez żadnych zobowiązań, co pozwala ocenić, jak teoria sprawdza się w praktyce Twojej organizacji.
Czym jest rejestr korespondencji?
Rejestr korespondencji (nazywany też dziennikiem podawczym) to narzędzie do chronologicznej ewidencji wszystkich dokumentów wpływających do firmy i z niej wychodzących.
Jakie jest zastosowanie ewidencji korespondencji?
Głównym zastosowaniem jest uporządkowanie obiegu dokumentów, zapewnienie dowodów w sprawach urzędowych, kontrola terminów odpowiedzi oraz stworzenie centralnego archiwum pism.
Na czym polega dekretacja pism?
Dekretacja to proces przypisania pisma do pracownika lub działu odpowiedzialnego za jego merytoryczną obsługę i przygotowanie odpowiedzi. W systemach online odbywa się to cyfrowo.
Czy takie aplikacje są zgodne z RODO?
Tak, profesjonalne systemy do ewidencji korespondencji są projektowane z uwzględnieniem wymogów RODO, umożliwiając bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych.
Czy mogę pracować na telefonie lub tablecie?
Większość nowoczesnych aplikacji działa w przeglądarce internetowej, dzięki czemu masz do nich dostęp z każdego urządzenia z dostępem do internetu – komputera, tabletu czy smartfona.
Książka Korespondencji to niezależne rozwiązanie zbudowane w oparciu o wieloletnie doświadczenie związane z projektowaniem i rozwijaniem nowoczesnych technologii w biznesie.
Masz pytanie dotyczące aplikacji Książka Korespondencji? Odpowiedź prawdopodobnie znajdziesz w sekcji FAQ. Wciąż masz wątpliwości? Napisz do nas – użyj formularza kontaktowego.
Jeśli tak, prawdopodobnie spodoba Ci się nasze oprogramowanie do wystawiania faktur online.
Wypróbuj za darmo!
Asystentki i sekretarki mają dostęp do danych wrażliwych, tajemnic handlowych i korporacyjnych firmy oraz są odpowiedzialne za komunikację z wieloma osobami, zarówno wewnątrz firmy, jaki i spoza niej. Właśnie dlatego są szczególnie narażone na incydenty bezpieczeństwa w firmie. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady cyberbezpieczeństwa. Powinna znać je każda osoba zarządzająca biurem i sekretariatem. Znasz je wszystkie?
Jak efektywnie zarządzać korespondencją podczas pracy zdalnej? Odkryj, jak Książka Korespondencji pomaga w organizacji pracy i usprawnia procesy związane z korespondencją.
Już 1 lipca po raz kolejny wzrośnie płaca minimalna w Polsce. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy zarobi przynajmniej 4300 zł brutto. To o 58 zł więcej niż dotychczas! Wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy będzie proporcjonalne do przepracowanej części etatu. Pracujesz na pół etatu i otrzymujesz wynagrodzenie na poziomie minimalnym? Po 1 lipca 2024 r. zarobisz 2150 zł brutto.
Potrzebujesz więcej? A może mniej? Zmień pakiet w dowolnym momencie! Płać za funkcje, z których korzystasz!
