Dekretacja korespondencji online – zobacz, jaka jest łatwa!

Dekretacja pism i prowadzenie książki korespondencji to jedne z kluczowych obowiązków kancelaryjnych. Taka obsługa sekretariatu dotyczy zarówno firm prywatnych, przedsiębiorstw, jak i jednostek administracji publicznej czy organizacji pożytku publicznego. Przekonaj się, jak elektroniczny dziennik korespondencji usprawni dekretację pism w Twoim sekretariacie!

Rejestracja pisma

Korespondencja przychodząca powinna być niezwłocznie rejestrowana. Ważne, aby poza odnotowaniem wszystkich niezbędnych danych pisma, zeskanowaniem go, zrobieniem notatek i podpięciem pisma pod odpowiedniego kontrahenta z naszej bazy danych, nadać korespondencji właściwą sygnaturę. Elektroniczna książka korespondencji ma tę przewagę nad tradycyjną, że sygnatury nadaje pismom automatycznie. Dzięki temu unikniesz potencjalnych błędów.

Dziennik korespondencji online ma jeszcze jedną przewagę nad wersją papierową. Twój wpis zawsze pozostanie czytelny, a Ty masz dostęp do historii edycji wpisu.

Dekretacja pisma

Pismo, które trafia do sekretariatu lub kancelarii, najczęściej obsługiwane jest przez inną jednostkę. Ważne, aby zostało odpowiednio przekazane. Elektroniczna książka korespondencji pozwoli na szybką dekretację pisma online.

Dlaczego elektroniczna dekretacja pism jest skuteczniejsza niż tradycyjna?

• Pozwala dekretować pismo do podmiotu z Twojej bazy danych (pracownika lub przedstawiciela instytucji zewnętrznej) - w bazie danych pismo jest powiązane z osobą, która je obsługuje.
• Pozwala monitorować status dekretowanej korespondencji - w sekcji Dekretacja znajdziesz informacje o dacie odczytania wiadomości z dekretacją oraz dacie potwierdzenia odbioru pisma.

Użytkownik, któremu zadekretujesz pismo, po zalogowaniu się do Książki Korespondencji Online informację o przekazanej korespondencji odnajdzie już w pierwszym widoku dostępnym po zalogowaniu – w sekcji Asystent Lori.

Data odczytania dekretacji pojawi się w systemie automatycznie, ale potwierdzenie dekretacji każdy użytkownik musi odznaczyć ręcznie. Dzięki temu łatwo zweryfikować, po jakim czasie od odczytania informacji o dekretacji użytkownik systemu potwierdził odbiór pisma i rozpoczął pracę nad nim.

Dziennik korespondencji online ułatwi monitorowanie postępów w obsługiwaniu dokumentów oraz kontrolę wysyłki odpowiedzi na pisma we właściwym terminie.

Lista podpisowa

Są instytucje, które w ramach obsługi książki korespondencji wymagają drukowania listy podpisowej. Elektroniczny dziennik korespondencji pozwala wydrukować taką listę wprost z aplikacji, co bardzo ułatwia pracę.

Dlaczego wybrać Książkę Korespondencji Online?

Szybka dekretacja online to tylko jeden z argumentów przemawiających za wyborem elektronicznej książki korespondencji. Aplikacja Książka Korespondencji zapewnia także takie funkcjonalności jak:

• Rejestracja korespondencji przychodzącej z automatyczną sygnaturą
• Skanowanie pism i dodawanie załączników do wpisów
• Dekretacja korespondencji online
• Ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej
• Drukowanie etykiet i kopert
• Budowanie bazy kontrahentów
• Obsługa płatności.

Rozwiązanie w formie aplikacji przeglądarkowej to dodatkowe korzyści:

1. Praca na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu.
2. Praca na zawsze aktualnych danych.
3. Praca wielostanowiskowa.
4. Zawsze aktualna aplikacja.

Szybka i bezbłędna dekretacja pism to podstawa właściwej pracy każdego sekretariatu. Niezawodne narzędzia online są podstawą efektywnej pracy.